POLITYKA PRYWATNOŚCI – OSADA BIAŁKA TATRZAŃSKA

1. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych użytkowników strony internetowej https://osadabialkatatrzanska.pl/, osób dokonujących rezerwacji oraz Gości korzystających z usług noclegowych oferowanych pod marką Osada Białka Tatrzańska.

Dokument zawiera informacje o celach i podstawach prawnych przetwarzania danych osobowych, ich odbiorcach, okresach przechowywania, prawach osób, których dane dotyczą, a także zasadach wykorzystywania plików cookies i podobnych technologii.

Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz właściwymi przepisami prawa polskiego.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

GÓRSKA GRUPA HOTELOWA SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
ul. Chyców Potok 26 / P.II
34-500 Zakopane
KRS: 0001095970
NIP: 7361748232

Dane kontaktowe:

Adres e-mail: rezerwacja@gorskagrupa.pl
Telefon: +48 692 477 100
Strona internetowa: https://osadabialkatatrzanska.pl/

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, realizacji praw wynikających z RODO lub zgłaszania wątpliwości dotyczących ochrony prywatności można kontaktować się z Administratorem za pośrednictwem wskazanego adresu e-mail.

3. Zakres zbieranych danych osobowych

Administrator może przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

a) Dane identyfikacyjne i kontaktowe:
- imię i nazwisko,
- adres e-mail,
- numer telefonu,
- adres zamieszkania lub korespondencyjny, jeżeli jest niezbędny do realizacji określonej usługi.

b) Dane dotyczące rezerwacji i pobytu:
- numer rezerwacji,
- termin przyjazdu i wyjazdu,
- wybrany apartament, domek lub pokój,
- liczba osób objętych rezerwacją,
- rodzaj wybranej oferty,
- informacje o zamówionych usługach dodatkowych,
- historia zmian i anulowania rezerwacji.

c) Dane dotyczące płatności:
- kwota rezerwacji,
- status płatności,
- informacje o zwrotach,
- informacje dotyczące kaucji i preautoryzacji,
- dane niezbędne do rozliczeń i wystawienia dokumentów sprzedażowych.

Dane kart płatniczych mogą być przetwarzane przez upoważnionych operatorów płatności zgodnie z ich własnymi obowiązkami i stosowanymi zabezpieczeniami. Administrator nie musi otrzymywać ani przechowywać pełnych danych kart płatniczych w celu realizacji każdej transakcji.

d) Dane związane z komunikacją:
- treść zapytań,
- korespondencja elektroniczna,
- reklamacje,
- zgłoszenia dotyczące pobytu,
- informacje przekazane podczas kontaktu z obsługą.

e) Dane techniczne:
- adres IP,
- informacje o przeglądarce internetowej,
- typ urządzenia i system operacyjny,
- identyfikatory sesji,
- informacje o sposobie korzystania ze strony,
- dane związane z wykorzystywaniem plików cookies i podobnych technologii.

Zakres przetwarzanych danych zależy od rodzaju świadczonej usługi i sposobu kontaktu użytkownika z Administratorem.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

a) Obsługa rezerwacji i realizacja usług noclegowych

Dane są wykorzystywane do przyjmowania i potwierdzania rezerwacji, organizowania pobytów, obsługi zameldowania i wymeldowania, zmian lub anulowania rezerwacji oraz komunikacji związanej z realizacją usług.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy.

b) Obsługa zapytań i korespondencji

Dane podane w formularzach, wiadomościach e-mail lub podczas kontaktu telefonicznego mogą być wykorzystywane do udzielania odpowiedzi i przedstawiania informacji o usługach.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli kontakt dotyczy działań podejmowanych przed zawarciem umowy, lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest prowadzenie korespondencji.

c) Obsługa płatności i rozliczeń

Dane są przetwarzane w celu realizacji płatności, zwrotów, obsługi kaucji oraz wystawiania faktur i innych dokumentów sprzedażowych.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO, zależnie od konkretnej czynności.

d) Realizacja obowiązków prawnych

Dane mogą być przetwarzane w celu wykonywania obowiązków wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych i innych właściwych przepisów prawa.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

e) Rozpatrywanie reklamacji i dochodzenie roszczeń

Dane mogą być wykorzystywane do rozpatrywania reklamacji, wyjaśniania zdarzeń oraz ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO, stosownie do okoliczności.

f) Zapewnienie bezpieczeństwa strony i usług

Dane techniczne mogą być przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa systemów informatycznych, zapobiegania nadużyciom, diagnozowania awarii i ochrony przed nieuprawnionym dostępem.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie systemów i usług.

g) Analityka internetowa

Jeżeli na stronie wykorzystywane są narzędzia analityczne wymagające zgody, dane mogą być przetwarzane w celu analizy ruchu na stronie, sposobu korzystania z jej funkcji oraz skuteczności prowadzonych działań.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda użytkownika.

h) Marketing i reklama

Jeżeli Administrator korzysta z technologii reklamowych wymagających zgody, dane mogą być wykorzystywane do pomiaru skuteczności kampanii reklamowych, analizy konwersji lub prowadzenia remarketingu.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a w przypadkach dozwolonych prawem także art. 6 ust. 1 lit. f RODO, z uwzględnieniem odrębnych wymogów dotyczących komunikacji marketingowej.

5. System rezerwacyjny Guesty

Administrator wykorzystuje system Guesty do zarządzania rezerwacjami i obsługi usług noclegowych.

System rezerwacyjny jest dostępny również pod adresem:

https://osadabialkatatrzanska.guestybookings.com/

Dane przekazywane za pośrednictwem systemu Guesty mogą być wykorzystywane w szczególności do:

- sprawdzania dostępności apartamentów, domków i pokoi,
- prezentowania cen,
- tworzenia i potwierdzania rezerwacji,
- przetwarzania zmian i anulowania rezerwacji,
- obsługi płatności,
- wysyłania potwierdzeń i wiadomości organizacyjnych,
- przekazywania instrukcji zameldowania,
- obsługi Gości przed pobytem, podczas pobytu i po jego zakończeniu.

Dostawca systemu Guesty oraz podmioty współpracujące mogą przetwarzać dane w zakresie niezbędnym do świadczenia odpowiednich usług.

Szczegółowy podział obowiązków w zakresie ochrony danych zależy od charakteru przetwarzania i uzgodnień umownych między właściwymi podmiotami.

Informacje dotyczące zasad przetwarzania danych przez Guesty dostępne są również pod adresem:

https://www.guesty.com/privacy-policy/

6. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Administratorem, jeżeli jest to niezbędne do świadczenia usług, realizacji umów lub wykonania obowiązków prawnych.

Do kategorii odbiorców mogą należeć:

- dostawcy systemów rezerwacyjnych, w tym Guesty,
- operatorzy płatności i banki,
- dostawcy usług hostingowych i informatycznych,
- podmioty świadczące usługi księgowe, podatkowe i prawne,
- dostawcy narzędzi komunikacyjnych,
- podmioty wspierające obsługę nieruchomości i Gości,
- zewnętrzni usługodawcy realizujący zamówione usługi dodatkowe,
- dostawcy narzędzi analitycznych i marketingowych, jeżeli są wykorzystywane,
- platformy pośredniczące w dokonywaniu rezerwacji,
- organy publiczne uprawnione do otrzymywania danych na podstawie obowiązujących przepisów.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora zobowiązane są do zachowania właściwego poziomu ochrony danych osobowych.

Niektórzy odbiorcy mogą działać jako odrębni administratorzy danych, zgodnie z właściwymi przepisami.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Korzystanie z międzynarodowych dostawców usług technologicznych, systemów rezerwacyjnych, operatorów płatności i narzędzi internetowych może wiązać się z przekazywaniem danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy, w tym do Stanów Zjednoczonych.

Jeżeli takie przekazywanie następuje, Administrator zobowiązany jest stosować mechanizmy przewidziane w rozdziale V RODO.

Mogą one obejmować w szczególności:

- decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni stopień ochrony danych,
- standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską,
- odpowiednie dodatkowe środki ochrony danych, jeżeli są wymagane.

Osoba, której dane dotyczą, może zwrócić się do Administratora o informacje dotyczące odpowiednich zabezpieczeń stosowanych przy przekazywaniu jej danych poza EOG.

8. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowywane są wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów i terminów przedawnienia roszczeń.

W szczególności:

a) Dane związane z rezerwacją i realizacją pobytu są przechowywane przez okres wykonywania umowy oraz przez czas potrzebny do wykonania obowiązków prawnych i obsługi ewentualnych roszczeń.

b) Dane zawarte w dokumentach księgowych i podatkowych są przechowywane przez okres wymagany obowiązującymi przepisami.

c) Dane dotyczące reklamacji przechowywane są przez czas niezbędny do jej rozpatrzenia, a następnie przez okres uzasadniony ewentualnymi roszczeniami.

d) Korespondencja dotycząca zapytań przechowywana jest przez okres potrzebny do obsługi sprawy, a następnie przez okres wynikający z uzasadnionej potrzeby udokumentowania kontaktu lub ochrony przed roszczeniami.

e) Dane przetwarzane na podstawie zgody są przetwarzane do czasu jej wycofania, zakończenia celu przetwarzania albo upływu właściwego okresu retencji, chyba że dalsze przetwarzanie znajduje inną podstawę prawną.

f) Dane techniczne i identyfikatory cookies są przechowywane przez okresy wynikające z konfiguracji konkretnych technologii, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów.

Po upływie właściwych okresów dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że istnieje podstawa prawna do ich dalszego przechowywania.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z RODO, w przypadkach i na zasadach określonych w przepisach, każdej osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje prawo do:

- dostępu do swoich danych osobowych,
- uzyskania kopii danych,
- sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych,
- usunięcia danych osobowych,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora,
- wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie,
- wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Żądania dotyczące danych osobowych można kierować na adres:

rezerwacja@gorskagrupa.pl

Administrator rozpatruje żądania zgodnie z terminami i zasadami określonymi w RODO.

Organem nadzorczym w Polsce jest:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2
00-193 Warszawa
https://uodo.gov.pl/

10. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne.

Niektóre dane są jednak niezbędne do zawarcia i wykonania umowy rezerwacji lub świadczenia usług noclegowych, realizacji płatności oraz wykonania obowiązków prawnych.

Brak podania wymaganych danych może uniemożliwić potwierdzenie rezerwacji lub realizację usługi.

Podanie danych w celu otrzymywania dobrowolnej komunikacji marketingowej oraz wyrażenie zgody na niekonieczne pliki cookies nie jest warunkiem dokonania rezerwacji.

11. Pliki cookies i podobne technologie

Strona internetowa osadabialkatatrzanska.pl może wykorzystywać pliki cookies i podobne technologie umożliwiające prawidłowe działanie witryny, zapamiętywanie ustawień użytkownika, prowadzenie analiz lub realizację działań reklamowych.

Cookies to niewielkie pliki zapisywane na urządzeniu użytkownika podczas korzystania ze strony internetowej.

W zależności od funkcji mogą być stosowane następujące kategorie:

a) Niezbędne pliki cookies

Służą do prawidłowego funkcjonowania strony, obsługi podstawowych funkcji, zabezpieczenia połączenia oraz zapamiętywania preferencji dotyczących zgód.

Ich wykorzystywanie w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika nie wymaga odrębnej zgody.

b) Analityczne pliki cookies

Jeżeli są wykorzystywane, umożliwiają zbieranie informacji o sposobie korzystania ze strony, analizowanie odwiedzin oraz ocenę działania witryny.

c) Marketingowe pliki cookies

Jeżeli są wykorzystywane, mogą umożliwiać pomiar skuteczności reklam, analizowanie konwersji oraz prowadzenie kampanii remarketingowych.

d) Funkcjonalne pliki cookies

Mogą służyć do zapamiętywania dodatkowych ustawień użytkownika, takich jak preferowany język lub inne wybrane opcje strony.

e) Wydajnościowe pliki cookies

Jeżeli są wykorzystywane, mogą wspierać analizę wydajności witryny i identyfikowanie problemów technicznych.

W przypadkach wymaganych prawem technologie inne niż niezbędne są uruchamiane dopiero po uzyskaniu odpowiedniej zgody użytkownika.

Zgoda na poszczególne kategorie powinna być dobrowolna, świadoma i możliwa do wycofania.

12. Zarządzanie zgodami na cookies

Podczas pierwszej wizyty na stronie użytkownik powinien mieć możliwość:

- zaakceptowania wszystkich opcjonalnych kategorii cookies,
- odrzucenia cookies innych niż niezbędne,
- samodzielnego wyboru kategorii cookies.

Dokonany wybór jest zapisywany w celu respektowania preferencji użytkownika.

Użytkownik może w dowolnym momencie zmienić lub wycofać zgodę za pomocą funkcji zarządzania ustawieniami cookies udostępnionej na stronie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Użytkownik może również zarządzać plikami cookies w ustawieniach swojej przeglądarki internetowej.

Wyłączenie niektórych cookies niezbędnych do działania serwisu może ograniczyć dostępność określonych funkcji.

13. Cele i okresy przechowywania cookies

Pliki cookies mogą mieć charakter sesyjny lub trwały.

Cookies sesyjne są co do zasady usuwane po zakończeniu sesji przeglądarki, z uwzględnieniem jej konfiguracji.

Cookies trwałe mogą pozostawać na urządzeniu przez określony czas lub do momentu ich ręcznego usunięcia.

Dokładny okres przechowywania zależy od konkretnego pliku, jego celu oraz ustawień danego dostawcy.

W informacjach o cookies udostępnianych na stronie powinny być wskazane stosowane technologie, ich dostawcy, cele i okresy przechowywania.

Zmiana zgody na pliki cookies może wpływać na możliwość dalszego odczytywania lub zapisywania danych przez narzędzia analityczne i marketingowe.

14. Cookies w silniku rezerwacyjnym Guesty

System rezerwacyjny Guesty może korzystać z własnych plików cookies i podobnych technologii służących do realizacji rezerwacji, zarządzania sesją użytkownika, zapewnienia bezpieczeństwa oraz innych funkcji dostępnych w systemie.

Silnik rezerwacyjny jest dostępny pod adresem:

https://osadabialkatatrzanska.guestybookings.com/

W zależności od zastosowanych rozwiązań środowisko rezerwacyjne może korzystać z mechanizmów cookies odmiennych od tych stosowanych na głównej stronie internetowej Obiektu.

Szczegółowe informacje o technologiach wykorzystywanych przez system rezerwacyjny powinny być udostępnione użytkownikowi w odpowiednim dokumencie lub narzędziu zarządzania zgodami.

15. Profilowanie i zautomatyzowane przetwarzanie danych

W związku z wykorzystywaniem narzędzi analitycznych lub reklamowych może dochodzić do analizy aktywności użytkowników oraz tworzenia grup odbiorców na potrzeby prowadzonych działań marketingowych.

Zakres tego rodzaju przetwarzania zależy od rzeczywiście wykorzystywanych technologii i udzielonych przez użytkownika zgód, jeżeli są wymagane.

W przypadku stosowania zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania objętego art. 22 RODO, Administrator zapewnia informacje i uprawnienia wymagane obowiązującymi przepisami.

16. Bezpieczeństwo danych osobowych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed ich utratą, nieuprawnionym dostępem, niezgodnym z prawem ujawnieniem, zmianą lub zniszczeniem.

Dostęp do danych osobowych mogą uzyskiwać wyłącznie osoby i podmioty odpowiednio upoważnione, w zakresie wynikającym z wykonywanych obowiązków.

Współpraca z podmiotami przetwarzającymi dane na zlecenie Administratora odbywa się na zasadach przewidzianych przez obowiązujące przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.

17. Dane osób małoletnich

Rezerwacji powinny dokonywać osoby posiadające zdolność do zawarcia odpowiedniej umowy.

Dane dzieci mogą być przetwarzane, jeżeli jest to niezbędne do realizacji rezerwacji rodzinnej, świadczenia usług noclegowych lub wykonania obowiązków prawnych, przy zapewnieniu odpowiedniej podstawy prawnej przetwarzania.

Administrator przetwarza dane osób małoletnich wyłącznie w zakresie uzasadnionym odpowiednim celem i obowiązującymi przepisami.

18. Odnośniki do innych stron internetowych

Strona internetowa może zawierać odnośniki do witryn i usług zewnętrznych, w szczególności systemu rezerwacyjnego, map, mediów społecznościowych oraz zewnętrznych dostawców usług.

Korzystanie z takich stron może podlegać odrębnym zasadom przetwarzania danych osobowych stosowanym przez ich administratorów.

Przed przekazaniem danych w serwisie zewnętrznym użytkownik powinien zapoznać się z właściwą polityką prywatności.

19. Zmiany Polityki prywatności

Administrator może aktualizować niniejszą Politykę prywatności w szczególności w związku ze zmianami przepisów prawa, stosowanych technologii, zasad przetwarzania danych lub zakresu świadczonych usług.

Aktualna wersja dokumentu będzie udostępniana na stronie internetowej Obiektu.

Zmiana Polityki prywatności nie oznacza automatycznego udzielenia zgody na przetwarzanie danych, które wymaga odrębnej zgody użytkownika.

20. Kontakt w sprawach ochrony prywatności

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, zasad ochrony prywatności oraz realizacji praw wynikających z RODO należy kontaktować się z Administratorem:

GÓRSKA GRUPA HOTELOWA SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

ul. Chyców Potok 26 / P.II
34-500 Zakopane

KRS: 0001095970
NIP: 7361748232

E-mail: rezerwacja@gorskagrupa.pl
Telefon: +48 692 477 100

Strona internetowa:
https://osadabialkatatrzanska.pl/